Click Here For PDF

A/GFTC Planning Committee Minutes – Wednesday, April 15, 2015

Technical Advisory Committee Meeting Minutes  
Wednesday, April 15, 2015  1:00 PM 
Attendees    Agency 
Brian Abare    Village of South Glens Falls DPW 
Stu Baker    Town of Queensbury Community Development 
Frank Bonafide    NYSDOT Region 1 
Tracy Conlon    Trustee, Village of Fort Edward 
Paul Cummings    The Chazen Companies 
Lindsay Donnellon    FHWA NY Division 
Ben Fischer    FHWA NY Division 
Karen Hulihan    NYSDOT Region 1 
Steve Haskins    Washington County
Fred Mastroianni    Greenman ‐ Pedersen Inc. 
Scott Sopczyk    Greater Glens Falls Transit 
Jeff Tennyson    Warren County DPW 
Mike Valentine    Saratoga County Planning Department 
Greg Wichser    NYSDOT Region 1 
A/GFTC Staff 
Aaron Frankenfeld 
Kate Mance 
1. Welcome and Introductions ‐ Aaron called the meeting to order at 1:00. 
2. Visitor Issues ‐ none. 
3. UPWP 
A. 2014‐15 Work Program activities (Kate) 
1) EV Network Screen ‐ The final revision was released for a two‐week public comment 
period. Substantive comments were received
 from SUNY Albany (possibly resulting from 
a presentation that Kate did for Capital District Clean Communities at CDTC) and will be 
incorporated into the document, which will then be transmitted to the urban area 
municipalities. Scott asked if any materials were available for Earth Day activities at SUNY 
Adirondack; staff 
agreed to check. 
2) Crash Data Analysis ‐ The draft Warren County report is complete and being reviewed by 
DPW. It should be ready for committee review by the June 17 meeting. The report could 
be used as a template for other areas. New data includes roadway departures and 
intersection analyses; the
 new content is a significant improvement over previous staff‐
based analyses. 
3) River Street Conceptual Plan ‐ The draft has been made available for public comment 
(Kate circulated copies of the document). A public meeting was held in conjunction with 
the Warrensburg Town Board meeting. Comments were generated at the meeting, 
and a 
Adirondack / Glens Falls Transportation Council 
11 South Street, Suite 203  
Glens Falls, NY 12801 
p:  (518) 223 – 0086  f:   (518) 223 –  0584 

volume of comments have been received from NYSDOT. The final draft will be sent to the 
TAC in May with a goal of a June approval to support any CFA applications that may be 
forthcoming from the Town. The Town is happy with the plan. Kate thanked Paul 
Cummings of Chazen
 for helping to prepare a solid report. Jeff Tennyson asked if the 
report had generated any controversy; Kate noted that there was no dispute from the 
public. A detailed cost estimate was prepared by Chazen but is not being included in the 
final report. 
4) GGFT brochure ‐ Kate noted the 
ongoing work on behalf of GGFT; Scott Sopczyk 
circulated a draft. The new version consolidates all route information into one handout. 
B. 2015‐16 Work Program activities (Aaron) 
1) Dix Avenue reassessment  ‐ This project will review a 2000 corridor study and update of 
conceptual improvements and assessment of forecasted traffic 
and growth. RFPs were 
sent to over 20 consulting firms; target cost at $35,000; responses are due Friday. 
Volunteers will be sought to evaluate the proposals. 
2) Exit 18 rezoning and trip generation analysis ‐ The Town of Queensbury has requested a 
traffic impact analysis of proposed zoning changes in the Exit
 18 area to: 
 determine the effects of maximum buildout on the surface transportation system 
 conceptual improvements needed to accommodate buildout 
 applicability of impact fees and cost‐sharing models 
 and potential changes to the zoning that would prevent capacity from being 
The Town is in a 
position to move this and has indicated to staff that this is a high 
priority. We will work on a request letter with the Town and circulate to our on‐call 
consultants. This effort will force us to put Halfway Brook Trail connector on hold to limit 
cash flow issues with
 host. This project would be administered as an on‐call project. The 
committee concurred that this was worthwhile effort. 
3) Performance‐Based Planning Transition Strategy ‐ A/GFTC staff has been advised by our 
NYSAMPO staff consultants to hold off on this, pending further developments at the 
State and national level. 
Development of an Indirect Cost Rate ‐ NYSDOT has communicated to A/GFTC that there 
is a federal requirement to develop an indirect cost rate (the ratio of costs not 
attributable to any particular deliverable to direct costs, including salaries and project 
related expenses). The value of this exercise remains unclear. This appears
 to be a 
requirement of the host agency and is to be established between it and its largest federal 
contributing agency. LC‐LGRPB has no such rate in place. The risk is perceived to be 
inability for the feds to reimburse for our expenses, so we will be working with 
and their accountants to satisfy the requirement. A motion was made to request that 
LC‐LGRPB share in the accounting cost to satisfy this requirement. 
Moved by : Frank Bonafide Seconded by: Stu Baker  Motion Carried. 
Jeff Tennyson asked what office of NYSDOT was requesting this information; Frank 
Bonafide replied that it was the Statewide Planning bureau in the Main Office. 
5) NCHRP Project ‐ Commercial Vehicles in Smart Growth Environments ‐ The National 
Cooperative Highway Research Program has contracted with Cambridge Systematics to 
develop a guide for incorporating commercial vehicles within smart growth 
environments. They have identified Glens Falls 
as smart growth environment by virtue of 

being retrofitted aging commercial corridor, and would like to include this area as a case 
study.  They have looked to A/GFTC to help put this together and assemble a stakeholder 
meeting. After some discussion pertaining to the role of NCHRP, it was determined that 
there was no committee objection to staff
 assisting Cambridge Systematics with this 
 Aaron noted to Tracy Conlon that staff would be in touch with the Village regarding the 
 planned trail project in Moreau. 
4. GGFT Update ‐ Scott Sopczyk reported that GGFT was preparing for trolley season. A second larger 
trolley has been received. These new
 vehicles accommodate standees better than the older fleet 
vehicles and will be used on the Glens Falls to Lake George runs. GGFT is actively seeking drivers for the 
summer season. Ridership is up in 2015 by 7.4% compared to the quarter of 2014; this is noteworthy 
given the long winter. 
The value of the brochure (agenda Item 3.A.4.) was discussed. Scott noted that 
GGFT was working with a private venture that is looking to obtain operating authority to provide transit 
services between Warrensburg and Glens Falls. There are some apparent logistical issues associated 
with the application. GGFT is interested in having
 the proposed new service connect to existing GGFT 
operations, possibly in Lake George or at the Warren County Municipal Center. 
5. TIP 
A. Bridge Preservation analysis ‐ Aaron ‐ A revised application including prior comments and a 
cost estimation utility was circulated to the DPWs and DOT for comment; no additional 
 were received. GPI is working to incorporate data from all three counties by the 
end of the month, with the report to follow. 
B. Amendments and Modifications 
1) STP Off System Bridge Program ‐ Aaron ‐ amendments to the bridge program have been 
processed following PC approval; some eSTIP issues persist. 
Route 9 over Trout Brook  ‐  Aaron ‐ TIP amendment request for a new project from 
NYSDOT. Bridge preservation had been proposed, but the structure’s condition is beyond 
preservation and is a candidate for replacement. The funding offset has been identified 
as a rural county pavement preservation setaside. Frank reported the 
costs as $2.1M for 
construction and $0.240M for construction inspection. Design is being advanced with 
State funds. New projects require Policy Committee approval. A motion was made to 
approve this request for public comment and Policy Committee consideration.  
Moved by : Mike Valentine Seconded by: Scott Sopczyk  Motion Carried. 
CR 10 over the Poultney River ‐ Aaron ‐ The State of Vermont has requested that it be 
allowed to move ahead with this bi‐state project, with future reimbursements from 
Washington County. They are only looking to advance design at this point; Frank noted 
that it is anticipated that the construction 
schedule can be coordinated with 
development of the TIP update. Discussion ensued regarding the source of funds; Frank 
indicated that we will continue to be overprogrammed in STP Off System Bridge funds. A 
motion was made to program $0.150M for the reintroduced PE phase. 
Moved by : Mike Valentine Seconded 
by: Frank Bonafide  Motion Carried. 

4) Transit 
i. Facility Rehabilitation ‐ Scott articulated the request to move FFY 14‐15 facility 
improvement funds to FFY 15‐16. This constitutes an administration 
modification; no amendment is required. Staff will make the change. 
ii. Operations Vehicle ‐ Scott Sopczyk communicated GGFT’s request that a project 
be added to the TIP
 to allow GGFT to replace the 2003 operations vehicle. The 
project cost is $0.026M. Aaron stated to the committee that since this 
constitutes a new project, a public comment period and Policy Committee 
approval were necessary. A motion was made to approve this request for public 
comment and Policy Committee 
Moved by : Mike Valentine Seconded by: Jeff Tennyson  Motion Carried. 
C. Project updates from sponsors  
 Warren County ‐ Jeff Tennyson ‐ Working on scope change for Palisades Road from 
element specific rehab to replacement; Valley Road bids were opened on the 7th and 
were under budget. Blair Road is
 in the ROW acquisition phase, letting in August. The 
bridge painting project will proceed this month. MTC projects will be constructed this 
 Washington County ‐ Steve Haskins ‐ CR 113 bridge design agreements are being 
signed and returned. 
 Saratoga County ‐ no ongoing projects 
 City of Glens Falls ‐ no 
 Town of Queensbury ‐ Stu Baker ‐ final payments and closeouts for Aviation Road will 
follow last billing. 
 NYSDOT ‐ Karen Hulihan distributed the Regional Directors commitment list for the 
preceding year; local delivery of projects was good. Frank Bonafide noted that there 
were 31 local projects administered by the Region
 during the year, totaling $60M. 
The large program was a strain on capital and staff resources.  The negative funding 
balance may have to be accommodated within the TIP update. Route 9 Gateway is 
let, $1M under estimate. Frank credited GPI for getting the project designed within a 
year. Maintenance paving 
projects include Route 40 in Easton, Routes 32/911E/254 
in Hudson Falls and Queensbury, Route 8 in Thurman and Johnsburg (31 miles). 
D. Capital Project Setasides 
1) Pavement Preservation ‐  Aaron ‐ A/GFTC received $4.365m in applications (14 projects) 
against approximately $1.819 in available funds.  
2) Bridge Preservation ‐ Aaron‐  there is $1.561M tied 
up in hard‐to spend STP Flex eligible 
bridge preservation. Committee may wish to consider moving that money to pavement 
preservation. Doing so yields $3.380M, enough to fund priority pavement projects 1 and 
2 from Warren County and Saratoga County, as well as 1, 3, and 4 from Washington 
County. Frank
 Bonafide has explored trading in that STP Flex for STP Off System, which is 
much more in demand within A/GFTC. This may not be permissible; Frank is awaiting a 
response from NYDOT Main Office. Jeff Tennyson noted that he would prefer to have 
more flexibility with bridge funding, as the 
paving projects are easier projects to 
administer with County resources. If allowed, we could move some to pavement and 
some to Off System bridge. Frank should have an answer within 2 weeks. The decision to 
award pavement projects was deferred pending receipt of additional information 
regarding funding options. 

3) FTA 5310 
i. Solicitation process  ‐ Aaron briefly noted the program and the lapsed solicitation 
schedule. Kate explained the Sharepoint application process is new and issues had to 
be resolved. Once up and running, it should be an improvement. 
ii. Selection criteria ‐ Kate ‐ MPOs will be rating and ranking the projects
 for the first 
time (formerly a State responsible). A priority listing of goals from Coordinated 
Human Services Transportation Plan was distributed. That list is intended to serve as 
a guide for applicants and reviewers. Committee members will be asked to assist 
with project evaluations. Scott asked if sustaining operations was 
identified as a 
priority. Kate replied that since the priorities were developed from an operator 
survey, that wasn’t specifically called out in the list. We will add that to the list for 
E. Proposed revisions to the Make the Connection program solicitation ‐ Kate ‐ In an attempt to 
address project 
deliver issues associated with MTC, staff has revised the solicitation 
narrative. Changes include: 
 sidewalk repairs are not eligible 
 no ROW is emphasized 
 allowing design as an eligible expense; requiring new sponsors to apply for design 
 project minimum ($50,000 fed) for construction and $20,000 for design 
 2 year solicitation 
 no in‐kind service matches 
 Frank asked what the implications of design‐only projects might be on the ten year rule. He 
 also noted previous discussion encouraging applicants to have design completed before 
 approaching the MPO for funding. Discussion ensued regarding sponsoring municipalities, 
staff assistance to applicants, increasing the project minimum, staff‐facilitated training, 
 outside funding opportunities, and consultant ‐ assisted training. Aaron asked that the 
 committee review the draft and be ready to provide comments to Kate within a couple of 
F. State transportation budget ‐ no specific details were discussed. Jeff
 asked Frank for a listing 
of ongoing State‐sponsored transportation projects to provide information to town and 
county officials. 
6. Other Items ‐ Aaron noted that a solicitation for the TIGER program was underway. Frank noted the 
following changes:  Matt Driscoll has been announced as the new NYSDOT Commissioner; Rosemary 
 is the new Chief Operating Officer. Karen Hulihan and Greg Wichser will be responsible for the 
development of the Region’s entire State and local capital program. 
7. Adjourn ‐  next meetings are June 17, then September 16. A motion was made to adjourn the meeting 
at 3:20. 
  Moved by :
 Frank Bonafide Seconded by: Brian Abare Motion Carried.